Mit dem Warenwirtschaftssystem die Lagerkosten fest im Griff
Ein wichtiger Baustein auf dem Weg der Digitalisierung

Wenn Sie noch nicht mit einer Softwarelösung für Ihre Waren oder Lagerwirtschaft arbeiten, lohnt sich der Einstieg. Einmal eingeführt wachsen Sie gemeinsam mit dem System. Zugegeben: Die Einführung eines neuen technischen Systems stellt jeden Betrieb vor Herausforderungen und dauert meist 6 - 9 Monate.

Einige Handelsunternehmen verzichten daher bewusst auf ein Warenwirtschaftssystem. Doch je länger Sie auf diese praktische Software verzichten, desto schwieriger wird es, den hohen Kundenbedürfnissen weiter nachzukommen.

Falls Ihnen ein Warenwirtschaftssystem oder Lagerwirtschaftssystem auf den ersten Blick zu komplex erscheint und damit einer Implementierung im eigenen Betrieb im Weg steht, möchten wir an dieser Stelle auf die Vorteile einer solchen Softwarelösung für Ihre Warenwirtschaft eingehen.

• Vorteil 1 – Mehr Zeit für die Unternehmensführung
• Vorteil 2 – Automation vom Einkauf bis Kundenservice
• Vorteil 3 – Weniger Fehler beim Waren-Handling
• Vorteil 4 – Eindeutige Daten zum Sortiment
• Vorteil 5 – Sie können alle Verkaufskanäle effizient verbinden: Stationärer Laden, Onlineshop, Social Media und Online-Marktplätze.

Welches Warenwirtschaftssystem zu Ihnen passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Ihrer Branche und dem Warengruppenschlüssel. Dieser ist für viele Unternehmen eine Kernstruktur, die sich vom Lager bis in die Shop-Navigation durchzieht.
• ob Sie selbst Waren produzieren.
• von den Verkaufskanälen.
• von welchen technischen Systemen Sie bereits nutzen.

3 Tipps zur Wahl des perfekten Anbieters

1. Erfragen Sie bei Ihrem Fachverband, welche Systeme am häufigsten in Ihrer Branche genutzt werden.
   
   
2. Legen Sie Ihre Ziele fest, die mit dem System erreicht werden sollen. Erstellen Sie gemeinsam mit zentralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Liste, welche Aufgaben im Handling mit den Waren anfallen. Sammeln Sie alle Dokumente, die bisher anfallen. Rechnungen, Lastschriftmandate, Lieferscheine, Bestellbestätigungen. All diese Leistungen, werden zukünftig von Ihrem neuen Warenwirtschaftssystem gehandhabt werden.
   
   
3. Lassen Sie sich 3 Systeme ausführlich demonstrieren, von A) bis Z) sprich, vom Wareneingang, der Produktdatenpflege, dem Kundenmanagement bis zum Verkauf und Zusammenspiel mit der Buchhaltung. Manche Softwarelösungen können ausgiebig im Vorfeld getestet werden.

Wenn Ihre Favoriten feststehen, dann suchen Sie im Internet aktiv danach, wie gut der Kundenservice der Anbieter ist. Die meisten Unternehmen bereuen die Zusammenarbeit mit Anbietern, deren Kundenservice unzureichend ist. Nun sollten Sie die verbleibenden nach Kosten/Nutzen filtern und den Auftrag guten Gewissens planen können.

Haben Sie bereits ein System um Artikel zu verwalten, sollten Sie die Datenmigration testen. Egal, ob Sie Ihre Daten zuvor mit Excel, im Webshop oder einer anderen Software gepflegt haben, mit einer sauberen Migration können Sie Zeit und Kosten sparen.

Wird ein Warenwirtschaftssystem heruntergeladen, installiert und zum ersten Mal geöffnet, ist die anwendende Person vor allen klickbaren Schaltflächen schnell überreizt. Planen Sie daher Mitarbeiterschulungen ein. Auch wenn es selbstverständlich sein sollte, fordern Sie Ihr Personal auf, aktiv Notizen zu machen und fragen, ob Sie die Schulung aufzeichnen dürfen. Eine zweite oder dritte Schulung wird auf diese Art unnötig.

Die Bedienung ist oft selbsterklärend und eine Funktion, die Sie nicht benutzen möchten, müssen Sie nicht nutzen. Sie werden sehen, wie Sie von Zeit zu Zeit sicherer im Umgang mit der Software werden und merken, dass die Nutzung einer solchen Lösung die Grundlage der Skalierung bietet.

Im Bereich der Lagerwirtschaft beziehungsweise der Kommissionierung erhalten Sie mit einer passenden Waren - bzw. Lagersoftware den Performance Booster.

Zunächst legen Sie Ihre Lagerplätze mehrdimensional an. So können Sie die Individualität Ihrer vorhandenen Stellplätze in das System übernehmen. Tipps, wie Sie Ihr Lager effizient strukturieren und Kosten reduzieren können, finden Sie hier.

Sind die Lagerplätze angelegt und die Artikel darauf eingebucht, besteht die Option, Arbeitsabläufe zu optimieren.

Mit einem optimierten Prozess lassen sich Unterbrechungen vermeiden und Fehler minimieren.

So kann der Laufweg des Mitarbeitenden in der Warenzusammenstellung von dem System berechnet und gleichzeitig in einer zeitersparenden Reihenfolge der Arbeitskraft mitgeteilt werden.

Der Versandverantwortliche läuft nun nicht für jeden Auftrag erneut durch die Regale und sucht die benötigten Artikel zusammen. Er bekommt jetzt eine Pickliste, eine Art Fahrplan durch das Lager, die die Reihenfolge des Picken vorgibt.

An der Packstation wieder angekommen wird jeder Auftrag mit der Software zusammen bearbeitet. Wurde ein Artikel mehrfach bestellt, muss oder kann dieser am Packtisch mehrfach im System bestätigt werden. Ein Verrutschen bei dem Lesen einer Zeile des Lieferscheins wird damit ausgeschlossen.

Als Resultat erhält die Kundschaft eine vollzählige Bestellung. Das heißt: weniger bis gar keine Retouren und somit keine Nachlieferkosten. Zudem entfällt ein sozialer Aspekt: der Lagermitarbeiter muss nicht vom Sachbearbeiter darauf hingewiesen werden, dass ihm ein Fehler unterlaufen ist.

Eine lohnende Investition, die sich auf die Kunden und Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt und Ihnen die ein oder andere positive Bewertung auf den Marktplätzen garantiert. Mit steigender Lernkurve werden die Lagerprozesse effektiver, die Kommissionierungskosten sinken und das Business nimmt weiter an Fahrt auf.